Avis de recrutement : assistant administratif principal (H/F) - UNESCO

Missions

Sous l'autorité générale du Directeur du Bureau régional multisectoriel de l’UNESCO pour l’Afrique centrale et sous la supervision directe du Responsable Financier et Administratif, le titulaire fournit une série de services de soutien administratif conformément aux règles et règlements de l'UNESCO, pratiques, normes et procédures.

Le titulaire fournit un soutien de haut niveau dans le traitement d'une série de domaines spécialisés et joue un rôle de premier plan dans ces domaines. Le titulaire consolide de manière indépendante les données et prépare des rapports, de la correspondance non routinière et de la documentation, assure le fonctionnement des systèmes de contrôle interne et veille à ce que les ressources financières et les dépenses du bureau soient comptabilisées de manière complète et adéquate.  Le travail du titulaire a un impact direct sur la qualité des services fournis par l'Unité Administrative.

Responsabilités générales

• Agir en tant qu'agent de certification jusqu'au niveau autorisé délégué par le CFO
• Fournir des orientations et une interprétation sur les règles, réglementations et procédures administratives non complexes
• Donner des avis sur les transactions opérationnelles et techniques de routine
• Recommander des modifications et des améliorations liées aux processus et aux systèmes afin d’appuyer avec succès l'Administration et effectuer le suivi et le contrôle financier
• Interpréter les provisions et fournir des conseils sur des questions complexes et non récurrentes
• Pouvoir superviser les activités liées à l'entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires

Responsabilités financières

• S'assurer que les ressources financières et les dépenses du Bureau sont entièrement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne sont adéquats et fonctionnent ; programmer les paiements et le décaissement des fonds
• Assurer le traitement précis et opportun des comptes assignés, élaborer des prévisions budgétaires et contrôler les dépenses, participer et donner des conseils pour la préparation des états financiers et des budgets
• Aider à la préparation et à la coordination des activités financières dans le cadre des fonds du RP et des contributions volontaires
• Compiler et consolider les données provenant de diverses sources dans des états financiers, préparer des feuilles de travail
• Contrôler les dépenses, examiner les paiements et rapprocher les comptes
• Enquêter sur les anomalies et les charges erronées et prendre des mesures correctives
• Fournir une assistance et des conseils pour entreprendre des tâches de codage et de saisie de données et pour extraire des informations, afin de produire des rapports à partir d'iRIS, de SISTER ou d'autres systèmes financiers en ligne

Responsabilités budgétaires

• Préparer les rapports budgétaires du RP et des contributions volontaires et communiquer à leur sujet
• Assister et conseiller en matière de planification et de budgétisation et recommander des modifications
• Préparer les propositions budgétaires et les estimations de coûts et s'assurer que les données sont correctes
• Identifier les irrégularités et entreprendre des transactions pour corriger les erreurs/omissions

Responsabilités RH

• Traiter les cas non routiniers ou complexes, préparer les documents/la correspondance pour les actions du personnel sur la base d'instructions orales et d'une expérience antérieure
• Assurer le suivi des actions RH à venir et superviser la maintenance, la mise à jour et le nettoyage de la base de données
• Établir des contrats pour les non-employés, donner des conseils sur le processus de recrutement et les droits
• Assurer la liaison avec les services centraux (ADS, HRM, BFM, etc.) pour discuter et obtenir des informations supplémentaires, des clarifications et l'interprétation des politiques

Compétences (fondamentales / managériales)

• Responsabilité (F)
• Communication (F)
• Innovation (F)
• Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
• Planification et organisation (F)
• Culture du résultat (F)
• Travail en équipe (F)
• Professionnalisme (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

Qualifications

Diplôme d'études secondaires, techniques ou professionnelles complété

Au moins 8 ans d'expérience professionnelle progressive dans le domaine de l'administration, des ressources humaines, des finances et des achats ;

Aptitudes et compétences

• Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents ;
• Excellentes compétences analytiques et techniques ;
• Bonnes capacités de planification et de coordination. Capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
• Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives.
• Capacité à travailler en équipe ;
• Bonnes compétences informatiques, y compris la connaissance des systèmes ERP
• Excellente connaissance (écrite et parlée) du français ou de l'anglais et bonne connaissance de la seconde langue. La connaissance de l'espagnol et/ou du portugais sera un atout.

Formation et expérience

• Licence ou équivalent dans le domaine de l'administration, du droit des affaires, de l'administration des affaires, de la finance ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale de développement.
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel
• Connaissance de SAP.

Salaire et indemnités 

Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le guide sur les salaires et indemnités au personnel.

Comment postuler ?

Les candidats à ce poste peuvent soumettre leurs dossiers en ligne, en cliquant sur le bouton postuler ici. La date limite de candidature est fixée au 17 avril 2023.

Vous pouvez consulter l'offre d'origine ici.