Comment établir des archives musicales ?

Pourquoi des archives ?

La motivation première d’une telle démarche est la préservation et l’accessibilité pour la postérité. Ces deux aspects sont indissociables car les archives forment une entité dynamique. Il s’agit bien plus que de la simple conservation de documents et d’informations. Le contenu d’archives ayant été créé par la société, il semble logique qu’il en soit la responsabilité. Le mot ‘société’ implique bien entendu l’ensemble des individus mais aussi les institutions académiques, les communautés, les écoles et associations. Tout ceci incarne un large spectre socio-économique et démographique.

Que peuvent potentiellement contenir des archives musicales ?

Les formats sont divers et variés : des instruments, des supports sonores et visuels (CD, cassettes DAT, DVD, enregistrements sur gramophones, bandes magnétiques, minidisques, bobines, et cassettes audio)[ii], des films, des clips vidéo (VHS et Beta)[iii], de l’équipement pour playback, des documents papier (lettres, minutes de réunions, coupures de journaux, documents financiers, textes de chansons, photos[iv], journaux intimes et posters[v]), des textiles, des partitions musicales et des contenus musicaux digitaux (enregistrements sonores, images et supports écrits)[vi]. Certains supports peuvent aussi inclure des peaux de bêtes, du bois, du métal et du papier. Ce qui suppose différentes méthodes d’archivage.

Que contiendront ces archives ?

Que l’on choisisse de commencer à zéro ou de poursuivre ce qui existe déjà, le principe est le même. Il convient d’avoir une vision à long terme pour chacun des formats énumérés ci-dessus. Il est important de se projeter dans l’avenir en envisageant le développement de la collection et en déterminant ce qui sera inclus dans les archives (par exemple des genres musicaux ou des zones géographiques spécifiques)[vii]. Ceci permettra à de potentiels donateurs de savoir ce qu’ils peuvent léguer à la société. Ils pourront également visiter les locaux des archives afin de voir comment sont conservées leurs collections et de quelle façon elles sont utilisées. Ils pourront également signer une convention qui stipulera les conditions générales d’utilisation de leurs collections et qui abordera la question des droits d’auteur. Les dons peuvent également se faire dans le cadre d’un héritage ou en tant que don informel d’un objet particulier.

Les procédures d’archivage doivent être en permanence développées et documentées afin que soient déterminés : leur utilisation, leur accès, leur récupération, leurs visites, leurs frais d’entretien et les demandes particulières les concernant. Les archivistes doivent connaître les lois relatives aux droits d’auteur et collaborer avec les institutions compétentes en la matière[viii]. Il convient de noter que ces droits varient d’un pays à l’autre.

L’environnement : la préservation, le stockage et la manipulation des archives.

La conservation d’archives est principalement confrontée à diverses menaces.[ix]

La température et l’humidité relative (HR) doivent être stables avec un maximum de 21°C et 30%  à 50% d’humidité relative. Les objets soumis à des températures plus élevées se détériorent plus vite. Une température et un taux d’humidité élevés favorisent l’apparition de moisissures et d’insectes[x]. Un taux d’humidité très bas peut finir par provoquer un effritement. Des articles stockés à l’origine dans un environnement plus frais doivent être soumis à une acclimatation lente afin d’éviter toute condensation. Le simple entretien du bâtiment peut éviter des dégâts à grande échelle. Si cela s’avère nécessaire, et en accord avec les experts en la matière, divers appareils de contrôle de l’environnement peuvent être installés.[xi]

La lumière, qu’elle soit naturelle ou artificielle, cause la dépigmentation et la détérioration de certains objets. Il faut donc limiter à la fois la durée d’exposition à lumière et son intensité. La lumière du soleil quant à elle, est à proscrire, en occultant les fenêtres avec des persiennes, des volets ou d’épais rideaux. On placera aussi des filtres contre les rayons UV. Les lieux de stockage peuvent aussi être équipés d’interrupteurs temporisés et lors d’expositions permanentes il convient de ne montrer au public que des copies, les objets originaux étant particulièrement fragiles.[xii]

Qualité de l’air : les gaz polluants (dioxyde de soufre, peroxydes, oxydes de nitrogène et ozone), ainsi que les particules de suie peuvent être nocifs et causer la décoloration des précieux objets.

Produits chimiques : certains objets en papier ont un taux d’acidité élevé et peuvent être traités par désacidification[xiii]. Des conditions de stockage optimales prolonge la période d’entreposage. Idéalement, les matériaux ne contenant pas d’acide sont nécessaires pour l’emballage et les photocopies. Ce qui s’avère couteux et problématique lorsque le budget est restreint. Le rayonnage exige aussi des conditions particulières.[xiv]

La poussière est à proscrire des lieux de stockage, de même que la nourriture et les boissons qui peuvent causer des dommages et attirer des insectes nuisibles. La manipulation fréquente des objets est aussi néfaste. La numérisation comme moyen de préservation et de diffusion sont à privilégier.

La sécurité est un aspect primordial. Il convient de doter les lieux d’alarmes, de détecteurs de fumée, d’extincteurs et d’un contrôle des accès aux archives afin de prévenir les vols et actes de vandalisme.

Catastrophes naturelles : inondations, incendies, ruptures de conduites d’eau, etc. Autant de désastres face auxquels il faut être préparé. Les procédures d’urgence doivent être rodées et le personnel formé à la gestion de crises. Une bonne assurance est bien entendu incontournable.[xv]

Comment établir une base de données?

Il convient de commencer par faire une liste des collections et de leur contenu (chaque collection est décrite dans une liste séparée) en utilisant des dossiers et des boîtes et en précisant la manière dont les divers objets ont été acquis, ainsi que les conditions générales et en mentionnant les éventuels droits d’auteurs.

La démarche s’effectue en deux étapes : un rangement préliminaire, de manière plus générale, puis une répartition plus précise, c’est-à-dire avec une description détaillée de chaque objet.[xvi]

La description d’archives et leur gestion s’effectuent selon différentes normes[xvii]. Le plus souvent on établit un ordre alphabétique, chronologique ou thématique. Une attention particulière doit être portée sur les différentes ponctuations, l’utilisation de majuscules et la description. Les supports sont rangés selon leur nature (CD, bandes magnétiques, documents papier etc.). Certains documents seront classés séparément en raison de leur haute acidité afin d’éviter toute contamination.[xviii]

L’ordre original dans lequel les objets ou documents ont été récoltés doit être noté (intégrité des archives)[xix]. On conservera cet ordre ou on appliquera une autre méthode de classification. Les attaches- trombone, agrafes, pinces et élastiques doivent être enlevés et les documents doivent être dépliés et aplatis[xx]. Les documents effrités ne doivent surtout pas être dépliés, mais remis à un expert en préservation. L’intervention de divers professionnels en la matière sera souvent nécessaire.

Le logiciel Excel peut s’avérer utile à la recherche d’une information précise, on peut aussi utiliser le format PDF. L’élaboration d’une base de données peut engendrer des coûts élevés et est étroitement liée à une expertise informatique et à des tests intensifs et répétés. Compte tenu des facteurs temporel et financier, il est raisonnable d’opter pour des formats simples mais fiables.

Avant et après le classement d’une archive. Photographs: S. de Jongh

Numérisation

Diverses normes de métadonnées peuvent être appliquées pour décrire des informations numériques car elles facilitent la recherche de documents précis[xxi]. Des copies seront conservées sous des formats de haute qualité et des copies plus accessibles pourront être consultées. Cependant, la numérisation a pour désavantages l’obsolescence du matériel et de la technologie, les problèmes de transfert de données, le contrôle de la qualité, le stockage le vol ou la destruction de contenus numériques.

Ce texte a été rédigé dans le but de d’offrir une vue d’ensemble sur les étapes et les facteurs à prendre en considération pour réunir et classer des archives. L’archivage est une tâche qui requière de la patience et le souci du détail ! L’archivage reste malgré toutes les difficultés un exercice très gratifiant !

Davantage de lecture

• Archives Association of British Columbia. The AABC archivist's toolkit: digital preservation.
• Archives Association of British Columbia. The AABC archivist's toolkit: establishing an archives.
• Archives Association of British Columbia. 1999. A manual for small archives.
• Audio Engineering Society. http://www.aes.org/
• National Archives and Records Service of South Africa. http://www.national.archives.gov.za/
• North Carolina State Historical Records Advisory Board (SHRAB). Manual of basic archival practices.
• Society of South African Archivists (SASA). http://www.saarchivist.co.za/

[i] www.domus.ac.za [ii] Lance, David (ed.). 1983. Sound archives: a guide to their establishment and development. Milton Keynes, England: International Association of Sound Archives. [iii] IASA Technical Committee. 2005. The safeguarding of the audio heritage: ethics, principles and preservation strategy, IASA Technical Committee. 2009. Guidelines on the production and preservation of digital audio objects and Schoenherr, Steven. 2005. Recording technology history. [iv] Albright, Gary & Fischer, Monique. Types of photographs and Fischer, Monique. A short guide to film base photographic materials: identification, care, and duplication. [v] NEDCC. Storage solutions for oversized paper artifacts. [vi] Directory of South African Music Collections for a list of formats to be found in music archives. [vii] Child, Margaret. Collections policies and preservation, Fordham, Amy E. The collection development planning process and UK National Archives. Collection development tools and guidance for guidelines on compiling a collection development policy. [viii] SAMRO. [ix] Ogden, Sherelyn. Temperature, relative humidity, light, and air quality: basic guidelines for preservation and Caring for private and family collections. [x] NEDCC. Emergency salvage of moldy books and paper and Patkus, Beth Lindblom. Integrated pest management. [xi] William Lull’s list of cost-effective ways of climate control and NEDCC. 2012. Monitoring temperature and relative humidity. [xii] Donia Conn’s description of light and light damage. [xiii] ‘Deacidification’, in Society of American Archivists (SAA). [xiv] also Storage methods and handling practices. [xv] dPlan: the online disaster tool. [xvi] See examples of finding aids at Library of Congress. [xvii] International Council on Archives (ICA) and Society of American Archivists. [xviii] ‘Acid migration’, in SAA. [xix] ‘Archival integrity’, in SAA. [xx] Caring for your private and family collections. [xxi] NEDC Digital Preservation and NEDC Reformatting: Digital preservation.