Appel à candidatures : Coordinateur Logistique ACCES 2024 au Rwanda

La Conférence Music In Africa pour les Collaborations, les Échanges et les Showcases, ou simplement ACCES, est une plateforme panafricaine pour les acteurs de l'industrie musicale de tout le continent afin d'échanger des idées, de découvrir de nouveaux talents et d'accélérer la structuration d’un secteur musical dynamique sur le continent. ACCES se tient chaque année dans une ville africaine différente, attirant des délégués de plus de 40 pays. L'événement se déroule sur trois jours et propose un programme dynamique comprenant des ateliers de formation, des tables rondes, des keynotes, des showcases, des sessions de mise en réseau, des hubs d’expositions et des visites de pôles clé de l'industrie musicale dans la ville hôte. Plus d'informations sur ACCES sont disponibles sur le site officiel.

Ce poste durera quatre mois, d'août à novembre. La Fondation recherche exclusivement une personne mature ayant une expérience pertinente et une expérience solide dans des rôles similaires.

Remarque : l'appel est uniquement ouvert aux candidats basés à Kigali, au Rwanda.

Responsabilités principales

• Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs, le personnel de MIAF et d'autres parties prenantes au cours du projet, y compris la communication quotidienne par email et téléphone avec le bureau de MIAF.
• Mettre en place des partenariats avec tous les acteurs clé de l'industrie musicale locale.
• Élaborer des plannings précis pour les navettes de la conférence et les transferts de/vers l’aéroport, y compris les navettes pour les événements parallèles, les balances des artistes ainsi que les excursions.
• Gérer au quotidien les relations avec prestataires de services pour garantir la prestation professionnelle des services.
• Assurer la coordination de l'hébergement. Cela inclut la collecte et le traitement d'informations complexes sur les voyages des délégués pour établir des plannings sans erreur et faciliter les réservations auprès des hôtels.
• Soutenir les activités locales de collecte de fonds.
• Coordonner et communiquer avec les prestataires de services, les fournisseurs et les vendeurs dans divers domaines - y compris, mais sans s'y limiter, le transport, le catering et la sécurité.
• Diriger les activités de relations publiques locales telles que les conférences de presse, les activations lors d'autres événements, la distribution d'invitations et autres activités liées aux relations publiques.
• Assurer la liaison avec les lieux avant l'événement et effectuer des visites régulières des sites avec des prestataires de services potentiels.
• Maintenir une bonne organisation des documents de travail (en ligne et hors ligne), y compris les contrats des fournisseurs, les plannings et autres documents administratifs connexes.
• Aider à la demande de divers permis/autorisations pour l'événement.
• Exécuter d'autres tâches et responsabilités assignées.

Critères

• • Au moins cinq (5) ans d'expérience dans des rôles similaires.
  • Capacité à communiquer clairement et de manière concise en anglais. Etre bilingue français-anglais et parler kinyarwanda est un avantage.
  • Maîtrise de l'utilisation de Microsoft Excel et Microsoft Word.
  • L’expérience en gestion d'équipe est un avantage.
  • Capacité à organiser et à coordonner des fonctions complexes et de haut niveau ainsi que la logistique des événements, en utilisant des principes et des pratiques spécifiques de planification et de coordination d'événements, de la pré-production à la production ainsi que la post-production.
  • Capacité à travailler de manière indépendante.
  • Expérience de travail dans le secteur de la musique et/ou de la culture.
  • Capacité à travailler des heures flexibles, en fonction du planning de l'événement, y compris les soirées, les week-ends et les jours fériés.
  • Excellentes compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe.

Si vous êtes intéressé et disponible pendant la période mentionnée ci-dessus, envoyez votre CV avec au moins trois références joignables et une courte lettre de motivation à Mme Violet Maila à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 27 juillet 2024.

L'objet de l'email doit être ‘ACCES Logistics Coordinator’. Les candidatures doivent être en anglais.

Seuls les candidats retenus seront contactés. Les candidats qui n'auront pas de nouvelles de notre part avant le 20 août pourront considérer que leur candidature n'a pas été retenue.